基于数据共享和规则可配置的高校学生住宿管理平台

发布者:徐凯发布时间:2016-08-31浏览次数:24

 

面对日益扩大的招生规模,高校校区的不断扩充,学生住宿管理分散化,学生后勤服务意识日益增强,宿舍管理工作日益繁杂,服务要求不断提高,宿舍文化管理千变万化,宿舍管理人员采用传统Excel等电子化管理方式越来越显得力不从心,同时高校学生宿舍门禁系统、网络环境的不断建设与完善,为住宿管理信息化平台建设提供了有利条件。

一、传统住宿管理模式的弊端

目前我国高校数字化校园建设经过多年努力,已取得一定成果,在学校日常教学、学生及行政管理工作中发挥了积极作用,通过教学管理、多媒体教学等平台大大提高了教学信息化服务水平,但作为学生校园生活的重要组成部分,住宿管理服务信息化建设相对落后,宿舍分配、调整、假期留宿、住宿申请、住宿费缴纳、毕业退宿及宿舍晚归等管理工作还停留在人工处理及数据管理阶段,这种做法的弊端如下:

首先,宿舍管理人员工作效率低下,通过WordExcel等工具管理的住宿数据容易出错,不利于数据分析,宿舍管理人员往往需要在短时间内根据宿舍分配规则对五六千个新生进行统一宿舍分配,对于初次分配结果不满意的情况需要进行调整或重新分配,同时由于学生数量较大等原因,这种分配模式很难支持学生的个性化住宿需求,很难达到以人为本的管理要求。

第二,作为负责学校宿舍资源管理的后勤管理部门,难以及时掌握准确的学生宿舍资源使用情况,难以及时掌握某个时间点全校各类学生住宿情况,分散的宿舍资源及学生住宿数据文件无法支持有效数据分析,难以提供有效的决策支持服务。

第三,学生住宿管理作为学校和二级学院管理学生生活、思想政治工作的重要阵地,由于存在学生日常住宿信息孤岛,不能够与学生管理等信息系统实现数据共享,学院辅导员无法及时或根本无法掌握学生假期留宿、晚归、违章用电、宿舍卫生等情况,因此传统管理模式对学生思想政治管理工作带来一定困难,同时无法提高学校后勤管理服务水平。因此建设一个较为全面的高校学生住宿管理服务平台,优化管理流程,提高工作效率,提高后勤信息化服务水平特别是面向学生的住宿管理服务水平,势在必行。

二、用户角色权限设计

住宿管理服务平台设计了学生住宿管理过程中的几个主要用户角色,包括学生、住宿管理员及院系辅导员,以上角色的功能设计如图1所示,住宿管理员的数据权限通过分配不同的楼宇实现,院系辅导员仅可查看所带学生的住宿安排及其他信息。

建设完成的住宿管理服务平台主要通过以下方面提升各角色用户体验和管理水平:

 1、学生

作为高校面向新生服务的重要手段,住宿管理平台在每年迎新工作中作用显著,突出显示了学校的后勤服务工作特色,为新生及家长带来极大的方便。新生录取后,参与统一分配宿舍的学生到校前即可通过该平台查看个人宿舍安排情况。该平台为学生提供了丰富的住宿信息查询,学生不但可查看宿舍所在校区及楼宇照片,同时可查看房间户型,可预先了解房间的总人数、朝向、建筑面积、建筑年代、床位位置及洗衣机等宿舍设施情况,还可查看室友的院系、专业及生源地等,查看当前住宿的住宿费缴纳时间范围、床位收费标准、应缴费金额及缴费状态。对报到前未来得及通过网上查看住宿安排的新生,该平台可通过短信将住宿信息发送至新生或家长手机。为改善学生在校期间的住宿条件,同时又照顾到学生家庭经济情况存在的差异,新生录取后,后勤管理部门提前通过新生服务平台采集学生对宿舍空调的意愿,并根据意愿自动安排相关条件宿舍。如果是学校安排自选宿舍的学生,可在规定的时间范围内提前通过上网自选宿舍,可根据个人爱好选择相应朝向、收费标准,是否安装有空调等符合条件的床位。同时,系统向学生提供组团选房功能,满足了学生的差异化住宿需求。

 2、宿舍管理员

住宿管理平台作为宿舍管理员的日常办公平台,覆盖了住宿管理的常用管理功能,不但在新生宿舍分配和毕业生离校退宿方面发挥重要作用,同时在宿舍管理员日常住宿管理中扮演重要角色, 主要包括学生假期留宿、中途申请宿舍、宿舍调整、宿舍卫生成绩、学生晚归、违章用电、文明宿舍等管理功能,这些不但大大提高了宿舍管理员的工作效率,同时成为重要的住宿数据处理平台。

 3、辅导员

学生住宿信息不但为后勤管理部门提供实时准确的数据查询统计, 同时向院系学生管理提供数据支撑。辅导员在开学前通过该平台掌握新生的详细住宿情况;寒暑假放假前对学生的假期留宿申请进行审核,掌握学生假期流向;通过查询学生的宿舍卫生成绩、晚归、违章用电及文明宿舍等情况,及时了解学生在校期间生活情况,从而成为学生思想政治工作的重要阵地。

三、数据共享设计

住宿管理平台实现了与教学管理、资产管理、门禁管理、收费管理及就业管理等系统的数据同步与共享,从而优化了管理流程,提高了工作效率,避免了一些常见管理问题的发生(见图2)。

住宿管理平台从教学管理系统同步学生基本信息,主要包括学号、学院、专业、培养方式、性别、国别、生源地、学籍状态等信息,学生学籍管理部门通过教学管理系统负责学生人数及学籍信息的准确性,住宿管理部门仅对符合住宿条件的学生分配相应宿舍资源。根据预先设定的学籍状态范围,住宿管理平台通过不同特性显示应退宿学籍状态的住宿记录,宿舍管理员根据实际情况对学生进行退宿处理,解决了以往宿舍管理员不能随时根据学生学籍状态变化及时对学生退宿的问题。

住宿管理平台从资产管理系统同步宿舍资源信息,主要包括校区、楼宇、楼层、房间、朝向、建 筑面积等信息,学校房产管理部门通过资产管理系统负责宿舍房产数据的准确性,住宿管理人员通过住宿系统维护宿舍的户型、收费标准及空调等设备配备情况。宿舍资源的共享避免了宿舍数据的重复维护及容易产生的数据不一致,同时提高了宿舍管理人员的工作效率。

住宿管理平台根据学生的住宿情况生成每个收费周期的应缴住宿费信息,同步给收费管理系统,财务管理部门收到住宿费后自动更新收费状态,收费管理系统将缴费状态同步给住宿管理平台,宿舍管理人员及学生通过该平台查看住宿费缴纳情况。对于中途入住、宿舍调整或退宿的学生,宿舍管理人员在住宿管理平台及时调整应缴费金额,同步给收费管理系统,财务部门做补缴或退费处理。这种做法改变了以往住宿管理部门不断向财务部门提供并核对学生住宿费名单的管理模式,特别是对中途入住、调整或退宿的情况,简化了工作流程,提高了工作效率。

住宿管理平台向宿舍门禁管理系统提供学生住宿数据,新生报到时直接到宿舍刷卡注册,完成身份认证。同时宿舍楼宇门禁系统可实时获得学生住宿数据,实现学生进出宿舍楼宇身份识别,避免了以往学生已退宿还能通过门禁系统进入宿舍楼宇的情况,提高了宿舍管理安全性。

住宿管理平台从学生就业管理系统获取毕业生信息,对符合毕业离校条件的毕业生生成应退宿记录,宿舍管理员可完成一键式毕业退宿,同时退宿状态数据作为毕业生离校环节依据之一。对于延期毕业等就业去向的学生宿舍,管理员自动进行住宿延长处理。这种数据共享使住宿管理员及时准确掌握毕业生就业去向情况,方便退宿处理,提高了工作效率,同时避免了部分毕业生未按时正常退宿却已领取毕业证书等问题。

四、可配置的管理规则设计

住宿系统在设计开发过程中充分考虑到了系统的灵活性,由于学校教学及学籍管理的不断变化,每年学生类别、培养方式、专业设置等会不断更新,给宿舍管理工作带来一定影响。为了适应这些变化,避免系统使用过程中由于管理变化而导致的系统不断二次开发,同时降低宿舍管理人员的工作量,提高工作效率,降低技术部门系统运维压力,系统设计时对涉及到业务规则的管理功能实现了规则的可配置化,宿舍管理员可以根据管理变化情况随时维护这些规则,以不变应万变。该平台主要实现了待入住名单生成、自选宿舍、统一分配宿舍规则的可配置。下面以生成待入住名单为例介绍规则设计过程。

对学生进行宿舍分配前,宿舍管理员需制定待入住学生名单,作为宿舍分配活动的前置条件。系统共提供了三种维护待入住名单的方式,选择已有规则生成、从学生信息集中查询添加以及通过给定格式的Excel导入,宿舍管理人员可根据不同情况灵活采用以上三种方式进行名单维护。由于后两类维护方式为常见系统功能,因此下面重点介绍选择已有规则生成名单方式。

选择已有规则生成名单是根据学校已经确定的住宿学生筛选条件事先在住宿系统中通过规则配置实现,规则配置采用基本规则和组合规则实现筛选规则树结构,每个组合规则可由多个基本规则组成,基本规则和组合规则均通过ANDORNOT等组合方式对学生基本属性进行设置组合,如硕士研究生住宿学生的筛选规则设置过程如下,其中代码为笔者所在高校的学生类别及培养方式代码。

基本规则1筛选20129月入学的定向培养的普通博士研究生,宿舍管理人员设置可视化筛选条件,系统自动生成代码t.grade ='2012-9' and t.student Type.id=379 and t.training Style.id=880

基本规则2筛选20129月入学的自筹经费的普通博士研究生,同理,系统自动生成代码为t.grade ='2012-9' and t.studentType.id=379 and t.training Style.id =9

以此类推,可根据学生基本信息属性生成一系列基本规则。

系统允许对任意基本规则和组合规则再次组合,生成新的组合规则。如筛选20129月入学的定向委培和自筹经费的普通博士研究生,选择以上两个基本规则,通过OR联接,系统生成如下代码(t.grade='2012-9' and t.student Type.id = 379 and t.training Style.id = 9) or ( t.grade  ='2012 -9' and t.student Type.id =379 and t.train- ingStyle. id=880)。符合筛选条件的规则生成后,选择按规则生成名单,系统自动将符合条件的学生信息插入待入住名单。

住宿管理信息化作为数字化校园建设的重要内容之一,同时也是高校后勤管理信息化工作的重要组成部分,基于数据共享的住宿管理平台,不仅打破了高校学生学籍管理、学生思想工作管理、住宿管理之间的数据壁垒,可及时为相关学生及后勤管理部门和决策层提供决策分析依据,同时提高了住宿管理人员的工作效率,优化了跨部门管理流程,避免了信息不一致,满足了学生个性化住宿需求,从而提升了面向学生的后勤管理服务水平。基于规则可配置的住宿管理平台大大提高了系统设计灵活性,降低了由于管理变化带来的系统风险和运维成本。


本文来源于《中国教育信息化》2013年第2期,作者:杨晓雪 李 刚 胡庆亮。单位:上海财经大学信息化办公室

 

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